Virtueller Bürger-Schreibtisch einschließlich digitaler Schuldnerberatung. 32 Paragraphen und 21 Felder in Anlage P1; 10 offene Vertragsfelder sind gekennzeichnet.
Parteien, Umfang, Dauer, Nutzerzahl, Echtdatenfreigabe, Support, Vergütung, Datenschutzrollen und Abschluss sind vor Unterzeichnung konkret zu vereinbaren.
[Name der Kommune / Beratungsstelle / des Trägers]
[Anschrift]
– nachfolgend ‚Pilotpartner‘ –
[Vor- und Nachname des Inhabers], handelnd unter der Geschäftsbezeichnung Sentinel System / Sentinel Welt
[Geschäftsanschrift]
– nachfolgend ‚Sentinel‘ –
wird folgende Pilotvereinbarung geschlossen.
Gegenstand des Pilotprojekts ist die praktische Erprobung des Virtuellen Bürger-Schreibtischs einschließlich des geschützten Bereichs für Schuldner- und Insolvenzberatung.
Der Bürger-Schreibtisch soll Bürger dabei unterstützen, ihre Unterlagen und Vorgänge digital zu strukturieren, für eine Beratung vorzubereiten und einen von ihnen bestimmten Vorgang kontrolliert einer Beratungsstelle zugänglich zu machen.
Im Pilot können insbesondere folgende Funktionen erprobt werden:
Optionale Funktionen werden nur Bestandteil des Piloten, wenn die dafür erforderlichen technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Der konkrete Pilotumfang wird vor Beginn festgelegt.
Hierzu werden mindestens dokumentiert:
Eine Erweiterung des Pilotumfangs bedarf einer abgestimmten Freigabe.
Vor der Verwendung personenbezogener Echtdaten kann das System anhand künstlicher beziehungsweise ausdrücklich für Demonstrationszwecke bestimmter Daten erprobt werden.
Der derzeit vorgesehene Bayern-Demobereich ist vom regulären Bürgerbetrieb getrennt und verwendet kontrollierte Demo-Identitäten und Demo-Fälle.
Der Status ‚pilotbereit‘ bedeutet ausschließlich, dass die definierten technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt wurden. Er stellt keine automatische Freigabe zur Verarbeitung personenbezogener Echtdaten dar.
Die Verarbeitung von Echtdaten beginnt erst nach ausdrücklicher Pilotfreigabe und Abschluss der hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen und organisatorischen Prüfungen.
Der persönliche Bürger-Schreibtisch bildet einen vom Beratungszugang getrennten Arbeitsbereich.
Ein Bürger kann dort insbesondere Dokumente, Vorgänge, Fristen, Verfahrensinformationen und persönliche Notizen verwalten.
Die Teilnahme einer Beratungsstelle am Pilotprojekt verschafft dieser keinen generellen Zugriff auf Bürgerkonten.
Eine Beratungsstelle erhält Zugriff auf Bürgerinformationen nur im Rahmen einer hierfür vorgesehenen Freigabe.
Eine Freigabe wird insbesondere beschränkt auf:
Soweit vorgesehen, kann anschließend zusätzlich ein bestimmter Berater zugeordnet werden.
Andere Vorgänge des Bürgers bleiben von dieser Freigabe unberührt.
Private Bürgernotizen sind nicht Bestandteil einer normalen Beratungsfreigabe.
Sie werden weder automatisch in der Beratungsoberfläche angezeigt noch Bestandteil einer standardmäßigen Beratungsmappe.
Die technische Trennung des persönlichen Arbeitsbereichs vom Beratungsbereich ist Bestandteil des Pilotkonzepts.
Berater erhalten eigene Zugänge.
Innerhalb der Beratungsstelle können unterschiedliche Rollen vorgesehen werden, insbesondere Manager-, Berater- und Leserechte.
Eine institutionelle Rolle allein begründet keinen Zugriff auf sämtliche Bürgerfälle. Zusätzlich muss eine entsprechende Vorgangsberechtigung bestehen.
Änderungen von Rollen, Sperrungen und das Entfernen von Benutzern führen entsprechend dem vorgesehenen Sicherheitsmodell zum Entzug der zugehörigen Zugriffsrechte und Sitzungen.
Sentinel unterstützt abhängig vom jeweiligen Zugang insbesondere Passwort- und Passkey-Authentisierung.
Passkeys verwenden nach der dokumentierten Implementierung Benutzerverifikation sowie an Origin und RP-ID gebundene, zeitlich begrenzte Challenges.
Für verlorene Zugangsmittel bestehen vorgesehene Recovery-Verfahren.
Die Beteiligten verpflichten sich, Zugangsdaten nicht gemeinsam zu verwenden und kompromittierte Zugangsmittel unverzüglich zu sperren beziehungsweise deren Sperrung zu veranlassen.
Bürger können Dokumente selbst in ihren Arbeitsbereich übernehmen.
Dokumente können technisch analysiert werden, insbesondere zur:
Automatisch erkannte Informationen können fehlerhaft sein und stellen, soweit nicht ausdrücklich anders gekennzeichnet, keine fachliche oder rechtliche Feststellung dar.
Originalinformationen und spätere Korrekturen sollen nachvollziehbar voneinander unterschieden werden.
Sentinel stellt technische Werkzeuge zur Strukturierung, Vorbereitung und Zusammenarbeit bereit.
Sentinel übernimmt im Rahmen dieser Pilotvereinbarung keine individuelle:
Der Pilotpartner bleibt für seine eigenen fachlichen Beratungs- und Entscheidungsprozesse verantwortlich.
Das System kann mathematische Berechnungen, Strukturierungen und Priorisierungshinweise erzeugen.
Eine technische Dringlichkeitskennzeichnung dient der Arbeitsorganisation.
Die Vorbereitung eines Vergleichs oder einer Insolvenz-Checkliste bedeutet nicht, dass die rechtlichen Voraussetzungen eines bestimmten Verfahrens automatisch festgestellt wurden.
Das Erstellen oder Speichern eines Entwurfs löst grundsätzlich keinen automatischen Versand an einen Gläubiger, eine Behörde, ein Gericht oder eine andere externe Stelle aus.
Soweit eine Versandfunktion verwendet wird, muss der hierfür vorgesehene Prozess bewusst ausgelöst werden.
KI-Funktionen sind von normaler Speicherung, lokaler OCR und deterministischer Verarbeitung zu unterscheiden.
Für Bürgerkonten sind KI-Funktionen nach dem derzeit dokumentierten Produktmodell grundsätzlich standardmäßig deaktiviert und können funktionsbezogen aktiviert werden.
Vor dem Einsatz externer KI-Dienste mit personenbezogenen Daten werden die jeweiligen Datenflüsse dokumentiert.
Soweit KI-Ausgaben Vorschläge erzeugen, ersetzen diese keine erforderliche menschliche fachliche Prüfung.
Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit wird für die jeweiligen Verarbeitungsvorgänge bestimmt.
Insbesondere wird nicht allein aufgrund der Teilnahme am Pilotprojekt angenommen, dass der Pilotpartner Verantwortlicher für sämtliche innerhalb eines persönlichen Bürger-Schreibtischs stattfindenden Verarbeitungen ist.
Soweit Sentinel personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Pilotpartners verarbeitet, wird die erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Soweit der Pilotpartner Daten im Rahmen seiner eigenen fachlichen Beratungsleistung verarbeitet, wird diese Verarbeitung gesondert nach den dafür geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen betrachtet.
Für den Pilot stehen insbesondere folgende Dokumentationen zur Verfügung:
Die jeweils für den konkreten Pilot maßgeblichen Fassungen werden Bestandteil der Pilotdokumentation.
Der Virtuelle Bürger-Schreibtisch wird derzeit auf Serverinfrastruktur von Hetzner in Nürnberg, Deutschland, betrieben.
Die konkrete technische Bereitstellung und die entsprechenden Schutzmaßnahmen werden in den TOMs dokumentiert.
Änderungen, die den datenschutzrechtlich relevanten Verarbeitungsort oder wesentliche Sicherheitsmerkmale betreffen, werden entsprechend den vertraglichen Anforderungen behandelt.
Soweit Sentinel weitere Auftragsverarbeiter einsetzt, werden diese entsprechend der datenschutzrechtlichen Anforderungen dokumentiert.
Die für den Pilot relevante Unterauftragnehmerübersicht wird dem Pilotpartner zur Verfügung gestellt.
Externe optionale Dienste werden nicht allein aufgrund ihrer technischen Unterstützung automatisch Bestandteil des Pilotdatenflusses.
Soweit eBO-/SAFE-/Zertifikatsfunktionen Bestandteil des Piloten werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach erfolgreicher Prüfung der erforderlichen technischen Voraussetzungen.
Zertifikate und zugehörige Geheimnisse sind vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
Eine technisch mögliche Signatur wird nicht ohne entsprechende Prüfung als qualifizierte elektronische Signatur bezeichnet.
Die Parteien informieren sich unverzüglich über ihnen bekannt gewordene erhebliche Sicherheitsvorfälle, soweit diese den Pilotbetrieb beziehungsweise die von der jeweils anderen Partei bereitgestellten oder verantworteten Daten betreffen.
Die gesetzlichen Verantwortlichkeiten, insbesondere nach Art. 33 und 34 DSGVO, bleiben unberührt.
Sentinel unterstützt den Pilotpartner entsprechend der vereinbarten datenschutzrechtlichen Rolle bei der technischen Aufklärung eines Vorfalls.
Während des Pilotzeitraums stellt Sentinel folgenden Support bereit:
Sicherheitskritische Fehler werden gegenüber normalen Funktions- oder Darstellungsfehlern priorisiert.
Der Pilotpartner unterstützt die Fehleranalyse durch möglichst genaue Beschreibung des beobachteten Verhaltens, ohne unnötige personenbezogene Daten über unsichere Kommunikationswege zu übermitteln.
Ein Pilot dient auch der praktischen Weiterentwicklung.
Sentinel kann deshalb Fehlerkorrekturen, Sicherheitsupdates und funktionale Verbesserungen bereitstellen.
Änderungen, die den vereinbarten Verarbeitungszweck, wesentliche Datenschutzmerkmale oder den Umfang einer Datenübermittlung erheblich verändern, werden nicht lediglich als gewöhnliches UI-Update behandelt.
Erforderliche Abstimmungen mit dem Pilotpartner erfolgen vor entsprechender produktiver Aktivierung.
Vor Unterzeichnung ist genau eine der folgenden Varianten auszuwählen.
Die Nutzung der vereinbarten Pilotfunktionen erfolgt während des Pilotzeitraums unentgeltlich. Hieraus entsteht kein Anspruch auf eine spätere unentgeltliche Nutzung.
Für den vereinbarten Pilotzeitraum wird eine Vergütung von [●] EUR netto pro Monat / [●] EUR netto einmalig vereinbart. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dieser Pilotvereinbarung beziehungsweise der zugehörigen Leistungsbeschreibung.
Insbesondere stellt eine erfolgreiche technische oder fachliche Erprobung keine automatische Beschaffungsentscheidung dar.
Etwaige vergaberechtliche Anforderungen eines öffentlichen Pilotpartners bleiben unberührt.
Der Pilot beginnt am [●] und endet grundsätzlich am [●].
Eine Verlängerung kann einvernehmlich vereinbart werden.
Beide Parteien können den Pilot bei erheblichen technischen, organisatorischen, datenschutzrechtlichen oder sicherheitsrelevanten Gründen vorzeitig beenden.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
Nach Beendigung des Piloten erfolgt ein kontrollierter Abschluss.
Der Ablauf umfasst insbesondere:
Der persönliche Bürger-Schreibtisch ist dabei von einem ausschließlich für den Pilotpartner bestehenden Beratungszugang zu unterscheiden. Die Beendigung der Teilnahme einer Beratungsstelle führt deshalb nicht ohne Weiteres zur Löschung eines unabhängig bestehenden Bürgerkontos.
Widerruft ein Bürger eine Freigabe, wird der weitere Zugriff über Sentinel entsprechend der technischen Berechtigungsstruktur unterbunden.
Bereits zuvor rechtmäßig exportierte oder vom Pilotpartner in eigene Systeme übernommene Daten können durch Sentinel nicht nachträglich aus diesen Fremdsystemen entfernt werden.
Für deren weitere Verarbeitung gelten die jeweils einschlägigen Pflichten des Pilotpartners.
Sentinel verwendet automatisierte Tests zur Überprüfung wesentlicher Funktionen des Bürger-Schreibtischs.
Zum dokumentierten Entwicklungsstand gehören 397 erfolgreiche automatisierte Checks, unter anderem zu Kontentrennung, Zugriffsschutz, Authentisierung, Passkeys, Recovery, CSRF, Freigaben, CryptoKey, kontrolliertem Unterlagenversand, Schuldnerberatungsfunktionen und eBO-/Zertifikatsprozessen.
Die Parteien behandeln ihnen im Rahmen des Piloten bekannt werdende vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit vertraulich.
Dies gilt insbesondere für:
Gesetzliche Informations-, Auskunfts- und Offenlegungspflichten öffentlicher Stellen bleiben unberührt.
Für den Pilot werden auf beiden Seiten fachliche und technische Ansprechpartner benannt.
Für Datenschutz- und Sicherheitsfragen werden gesonderte Kontaktmöglichkeiten hinterlegt.
Sicherheitsrelevante Meldungen sollen nicht ausschließlich über gewöhnliche fachliche Supportvorgänge behandelt werden.
Die Parteien können die im Pilot gewonnenen Erkenntnisse zur Bewertung des Systems und zur Verbesserung der jeweiligen Arbeitsabläufe verwenden.
Sentinel darf allgemeine, nicht personenbezogene Erkenntnisse aus Fehlern, Bedienungsproblemen und technischen Anforderungen zur Verbesserung des Produkts verwenden.
Eine Veröffentlichung des Namens oder Logos des Pilotpartners als Referenz erfolgt nicht allein aufgrund dieser Vereinbarung, sondern nur nach gesonderter Freigabe.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung sollen dokumentiert werden.
Soweit einzelne Regelungen dieser Pilotvereinbarung einer zwingenden gesetzlichen Regelung widersprechen, bleibt deren Geltung unberührt.
Datenschutzrechtliche Vereinbarungen, insbesondere eine erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, bleiben eigenständige Bestandteile der Vertragsunterlagen.
Die Festlegungen konkretisieren den Pilot, ohne den Vereinbarungstext bei jeder Anpassung neu fassen zu müssen.
| Feld | Pilotfestlegung |
|---|---|
| Pilotpartner | [●] |
| Einrichtung | [●] |
| Pilotregion | Bayern |
| Schwerpunkt | Schuldner-/Insolvenzberatung |
| Beginn | [●] |
| Ende | [●] |
| Bürgerzahl | [●] |
| Beraterzahl | [●] |
| Echtdaten freigegeben | [ ] Nein [ ] Ja |
| Bürger-Schreibtisch | [x] |
| Schuldnerberatung | [x] |
| Passkeys/Recovery | [x] |
| Beratungsfreigabe | [x] |
| Beratungs-ZIP | [x] |
| eBO/SAFE | [ ] optional |
| externe KI | [ ] deaktiviert / [ ] freigegeben |
| Datenschutzprüfung | [ ] offen [ ] abgeschlossen |
| AVV erforderlich | [ ] Prüfung [ ] Ja [ ] Nein |
| Produktionsfreigabe | [ ] Nein [ ] Ja |
| technischer Ansprechpartner | [●] |
| Datenschutzkontakt | [●] |